Paradokset på storrumskontorer

Åbne kontormiljøer er efterhånden meget udbredt. Men de manglende vægge, der åbner op for de sociale rammer på arbejdet, kan også skabe støjgener, der kan problematisere din arbejdsdag. En årlig undersøgelse lavet i 2017 af den amerikanske multinationale kontor-forsyningsgigant Staples peger på, at "...det åbne storrumskontor, der ellers var tiltænkt at skulle fremme samarbejde og kreativitet, i stedet øger forstyrrelserne, gør medarbejderne distraherede og 'motiverer' dem til at søge arbejdsro og koncentration uden for virksomhedens kontorrum og arealer."

Undersøgelsen er funderet i svar fra 1.004 fuldtidsansatte kontormedarbejdere samt 200 ledere og kontorchefer – både fra amerikanske og canadiske virksomheder.

Undersøgelsen peger på, at en løsning kan være at have en mere fleksibel hverdag, hvor man kan kombinere kontortiden med arbejdstimer derhjemme. Men ikke alle har den fleksibilitet på deres arbejde. Så hvordan kombinerer man det sociale miljø i et åbent kontormiljø, når man samtidig ønsker at optimere effektivitet og minimere forstyrrelser?

En artikel skrevet af Line Ullman, der er specialist i effektive arbejdsvaner, til Væktshus for ledelse fokuser netop på, hvordan man kan minimere forstyrrelser i hverdagen.

"Sidder du i storrumskontor, er der 60 % sandsynlighed for, at du oplever, at din koncentration bliver svækket. Andre undersøgelser peger på, at det nok nærmere er 80 %, der oplever afbrydelser og distraktioner som en udfordring på jobbet."

Line Ullman understreger, at "forskning viser, at afbrydelser er udmattende for hjernen. Det skyldes, at det kræver energi at flytte opmærksomheden frem og tilbage mellem opgaver og forstyrrelser." For at skærpe fokus, er det ifølge artiklen vigtigt at finde ud af, hvilke typer af afbrydelser, der dominerer din hverdag, og herefter sætte fokus på det.

3 af Line Ullmans råd er gengivet her:

Råd nr. 1. Træk stikket

Giv medarbejderne mulighed for at finde tidsrum i løbet af en arbejdsuge, hvor de med god samvittighed kan trække stikket fra fællesskabet og arbejde uforstyrret og fokuseret med deres opgaver. Gør det legitimt indimellem at slukke for medier, telefoner og mail mv. Aftal også, at medarbejderne skal kommunikere klart ud, når de ønsker at arbejde uforstyrret – herunder hvornår, de kan forventes at kunne træffes igen, så kolleger og andre, der har brug for deres hjælp, ikke lades i stikken. 
 

Råd nr. 4. Aftal fælles rytmer

Spilleregler er gode, men mange oplever dem som for rigide eller, at de ikke bliver overholdt. Forsøg i stedet at skabe fælles rytmer, der opfordrer medarbejderne til at afbryde hinanden mindre. Er der tidspunkter på ugen, hvor alle skal forsøge at undgå afbrydelser – fx hver morgen før kl. 10 eller hver torsdag? Skal I aftale fælles kaffepause tre gange om ugen, så medarbejderne kan samle spørgsmål og behov for sparring (dvs. potentielle afbrydelser) til bunke?


Råd nr. 7. Sæt fokus på effektive arbejdsvaner

God opgavestyring, en klar prioritering og løbende planlægning styrker medarbejdernes evne til at sortere i vigtige og mindre vigtige afbrydelser. Sørg for, at medarbejderne har de færdigheder og redskaber, der skal til, så de løbende kan træne deres fokusmuskel og reducere konsekvenserne af ikke-vigtige afbrydelser.
 

Du kan læse alle 7 råd i artiklen her.